banner

Negocjacje w biznesie międzynarodowym, czyli jak zdobyć rynki zagraniczne?

Negocjacje to skomplikowany proces komunikowania się, od którego zależy rozwój firmy. W przypadku biznesu międzynarodowego jest on o tyle trudniejszy, że między stronami, oprócz odmiennych celów, istnieją jeszcze bariera językowa i różnica kulturowa.

Znaczenie negocjacji w biznesie

W środowisku biznesowym negocjacje to rozmowy, podczas których dwie strony (czasami więcej) dążą do osiągnięcia przeciwstawnych celów, ale i nawiązania bądź kontynuowania współpracy. Ponieważ współpraca z reguły wyklucza realizację odmiennych założeń, konieczne jest porozumienie, uzyskiwane właśnie w wyniku negocjacji, prowadzących do wzajemnych ustępstw, na które zgadzają się strony prowadzonych rozmów. Efektem udanych negocjacji jest więc kompromis zapewniający wszystkim zainteresowanym stronom korzyści istotne zarówno dla rozwoju poszczególnych przedsiębiorstw, jak i dalszej współpracy między nimi.

Zaangażowane w rozmowy strony muszą wypracować tzw. wspólnotę interesów. Jest to możliwe tylko i wyłącznie wtedy, jeśli oprócz odmiennych interesów, strony biznesowe mają również interesy zbieżne.

O skutecznych negocjacjach można mówić wówczas, gdy strony:

  • rozumieją potrzebę znalezienia kompromisu i podążają w tym kierunku,
    są gotowe na częściowe ustępstwa wobec partnera biznesowego,
    są świadome wspólnoty interesów, od których zależy dalsza współpraca i rozwój.

Jeśli strony (albo przynajmniej jedna ze stron) nie rozumieją powyższych założeń i dążą do maksymalizacji indywidualnych korzyści, odrzucając możliwość ustępstw, negocjacje kończą się niepowodzeniem. Istotne znaczenie w negocjacjach ma więc świadome dążenie każdej ze stron do osiągnięcia porozumienia, czyli wypracowania sytuacji przynoszącej częściowe korzyści każdej ze stron, a bazującej na wspólnocie interesów.

Sztuka negocjacji biznesowych

Negocjacje nie mogą mieć formy swobodnej rozmowy, muszą wynikać z wcześniej przygotowanej strategii. Zazwyczaj składają się z kilku etapów, podczas których prowadzone są dyskusje mające stopniowo doprowadzić do wzajemnych ustępstw i wypracowania porozumienia, równoznacznego z określeniem wspólnoty interesów. Uniemożliwiający współpracę konflikt interesów zazwyczaj zostaje rozwiązany w wyniku opracowania propozycji korzystnych tak dla poszczególnych stron, jak i ogólnego przedsięwzięcia, w które strony są zaangażowane. Oczywiście nie jest to możliwe bez uprzedniej rezygnacji z niektórych założeń ewidentnie stojących w sprzeczności ze wspólnotą interesów. W związku z tym każda ze stron musi odrzucić pewne indywidualne założenia, na rzecz tych, które w efekcie podjętej współpracy przyniosą znacznie większe korzyści.

W środowisku biznesu mówi się o sztuce negocjacji, która polega nie tylko na osiągnięciu indywidualnych korzyści, ale przede wszystkim wybraniu tego, co najlepsze i wypracowaniu kompromisu będącego podstawą efektywnej współpracy. Negocjacje to więc nic innego jak rozmowy mające na celu wypracowanie wspólnego stanowiska dla najczęściej dopiero planowanych działań.

Negocjacje w biznesie międzynarodowym

Negocjacje są nieodłącznym elementem biznesu tak realizowanego w obrębie danego kraju, jak i poza granicami. W każdym więc przypadku konieczna jest znajomość technik negocjacyjnych ułatwiających wypracowanie najlepszego w danej sytuacji kompromisu, korzystnego dla zaangażowanych stron. Jednak w biznesie międzynarodowym pojawiają się dodatkowe kwestie, które koniecznie trzeba uwzględnić, aby osiągnąć tak ważny kompromis. Sposoby komunikowania i porozumiewania się nie wystarczą, istotne znacznie mają również:

  • kultura biznesowa (właściwa dla krajów, z których pochodzą zaangażowane strony),
  • język, którym w biznesie najczęściej jest angielski (co nie wyklucza porozumiewania się językiem rodzimym jednego z partnerów biznesowych).

Przedsiębiorca prowadzący działalność na rynkach międzynarodowych współpracuje z firmami z różnych krajów. Prawidłowa komunikacja z partnerem biznesowym wymaga więc dobrej znajomości kultury narodu, środowiska i samej organizacji. W przypadku negocjacji prawidłowe zachowanie może mieć bardzo duże znaczenie na przebieg rozmów i efekt końcowy. Nieznajomość kultury biznesowej kontrahenta może być powodem zerwania negocjacji, a w konsekwencji nawet współpracy. Istotne znaczenie mają takie kwestie, jak:

  • sposób prowadzenia rozmów,
  • sposób podejmowania decyzji,
  • zachowanie w oficjalnych sytuacjach,
  • stosunek względem pracowników i kontrahentów,
  • pozycja osób uczestniczących w negocjacjach,
  • rola tłumacza.

Jeszcze większe znaczenie ma biegła znajomość języka. Poziom komunikatywny może okazać się niewystarczający, negocjacje w biznesie2ponieważ podczas rozmów zwykle trzeba szybko reagować, udzielając jednocześnie konkretnych i jasnych odpowiedzi. Wszystkie niedoprecyzowane bądź niezrozumiałe w czasie negocjacji kwestie, negatywnie rzutują na efekt końcowy. Jeśli partnerzy biznesowi nie posługują się biegle językiem angielskim (lub innym obcym), trudno jest o kompromis, a tym bardziej o wypracowanie wspólnoty interesów.

Trzeba również zauważyć, że negocjacje to nie tylko prowadzone rozmowy, ale również sporządzona z nich dokumentacja. Jeśli w trakcie rozmów pewne błędy językowe są dopuszczalne, ponieważ z reguły są na bieżąco korygowane, to już w oficjalnych pismach nie powinny występować. Dokumenty są bowiem podstawą do kontynuowania współpracy i świadczą o poziomie merytorycznym przedsiębiorcy i jego pracowników.

Język obcy w negocjacjach biznesowych

Kwestia bariery językowej jest w biznesie rozwiązywana na wiele sposobów. Obecnie standardem jest zatrudnianie na stanowiskach kierowniczych osób posiadających kompetencje językowe. Osoby odpowiedzialne za kontakt z kontrahentami muszą biegle lub w stopniu komunikatywnym posługiwać się językiem angielskim, uważanym za język biznesu. Coraz częściej jednak wymagana jest również znajomość dodatkowego języka obcego, którym zazwyczaj jest język partnera lub partnerów biznesowych. Ponadto, praktykowane jest zatrudnianie pracowników pochodzących z kraju kontrahenta, którzy nie tylko znają język, ale również kulturę danego środowiska.

Przedsiębiorcy nie tylko zatrudniają osoby z odpowiednimi kompetencjami językowymi, ale też wysyłają pracowników na kursy nauki języka obcego, w ramach których można nabyć lub poprawić umiejętność posługiwania się językiem angielskim bądź innym, potrzebnym w zawodzie. Ze względu na stosunkowo duże zainteresowanie takimi kursami, szkoły nauki języków obcych przygotowują specjalne oferty szkoleniowe dla firm. Lektorzy prowadzą lekcje grupowe, jak i indywidualne, podczas których kursanci nabywają umiejętność sprawnego posługiwania się językiem obcym i poznają słownictwo biznesowe – w tym również terminologię właściwą dla branży, w której pracują. Firma korzystająca z kursów językowych ma możliwość pracy z jednym, wybranym lektorem, dzięki czemu zajęcia przygotowywane są zgodnie z możliwościami uczestników.

Znajomość języka obcego wśród pracowników najczęściej jest na poziomie komunikatywnym, rzadziej biegłym. Jest to znajomość wystarczająca do prowadzenia rozmów biznesowych z kontrahentami – tak przez kadrę zarządzającą, jak i pracowników zatrudnionych na specjalistycznych stanowiskach. Jednak trzeba zauważyć, że ogólna znajomość języka obcego może nie być wystarczająca do prowadzenia negocjacji, ponieważ w ich trakcie stosowane jest specyficzne słownictwo biznesowe, konkretne wyrażenia i zwroty. Dlatego podczas negocjacji potrzebne jest wsparcie profesjonalisty, który jest w stanie na bieżąco wyjaśnić problematyczne kwestie językowe, przetłumaczyć pewne sformułowania i wyrażenia, a co więcej, sporządzić pisma i przełożyć dokumentację firmową na inny język. Dlatego przedsiębiorstwa prowadzące działalność na rynkach międzynarodowych niezmiennie od wielu lat współpracują z zawodowymi tłumaczami lub profesjonalnymi biurami tłumaczeń.

Wsparcie zawodowego tłumacza lub zespołu tłumaczy jest w biznesie międzynarodowym bardzo ważne. Obecność profesjonalisty podczas negocjacji pozwala uniknąć wielu niedomówień i nieścisłości, które mogą powstać na skutek niedostatecznej znajomości języka przez osoby biorące udział w rozmowach biznesowych. Jednak w przypadku negocjacji nie tylko rozmowy wymagają bieżącego tłumaczenia, ale też notatki z przebiegu spotkania, które stanowią oficjalną dokumentację firmy.

Negocjacje a dokumentacja

Oficjalna dokumentacja firmowa wymaga bezbłędnego tłumaczenia. Ponadto, wszystkie stanowiące ją pisma muszą być spójne pod względem stylu i zastosowanego słownictwa. Dlatego też jej tłumaczeniem powinien zajmować się wyłącznie profesjonalista, a w przypadku większej ilości materiałów nawet cały zespół zawodowych tłumaczy.

negocjajce w biznesie3Dokumentacja firmowa sporządzana z negocjacji określa zasady współpracy między stronami, w związku z czym musi być tłumaczona z należytą dokładnością. Przekładu na odpowiednio wysokim poziomie bardzo często nie jest w stanie dokonać pracownik posługujący się danym językiem i uczestniczący w negocjacjach. Proces tłumaczenia jest bowiem bardzo złożony i wymaga odpowiedniego przygotowania merytorycznego. Dlatego przedsiębiorcy, mimo że zatrudniają kadrę pracowniczą posiadającą odpowiednie kompetencje pod względem znajomości języka obcego, nadal decydują się na współpracę z zawodowymi tłumaczami, którzy na co dzień zajmują się sporządzaniem przekładów dokumentacji biznesowej.

Dzięki nowym technologiom nawiązanie współpracy między przedsiębiorcą a tłumaczem (lub biurem tłumaczeń) może nastąpić za pośrednictwem Internetu. Nowoczesne aplikacje umożliwiają ponadto podtrzymanie stałej współpracy i wymianę dokumentów online. Przedsiębiorcy, jak i pracownicy zatrudnieni na stanowiskach specjalistycznych mogą w ten sposób korzystać również z porad profesjonalnych tłumaczy przy sporządzaniu korespondencji firmowej. Takie rozwiązania znacząco usprawniają pracę i kontakty z kontrahentami zagranicznymi. Co więcej, ze względu na stałą współpracę z wybranym tłumaczem lub całym zespołem, dokumentacja firmowa jest spójna i jednolita pod względem stosowanego stylu i zasobu leksykalnego. Profesjonalny tłumacz doskonale wie, jak przygotować przekład dokumentu w oparciu o specjalnie przygotowany słownik wyrazów i wyrażeń właściwych dla firmy i branży. Współpraca z profesjonalnym tłumaczem w biznesie międzynarodowym, zwłaszcza podczas negocjacji jest bardzo ważna, a stały kontakt za pośrednictwem aplikacji internetowej – typu Transmem http://www.transmem.pl/ – znacząco usprawnia związane z tym procesy biznesowe.

unia

Projektowanie i wystrój miejsca pracy

Następny artykuł »

Profesjonalne sale konferencyjne w hotelu Hilton Gdańsk

1 komentarz

  1. 27 kwietnia 2016

    Zgadzam się, że warto znać więcej niż jeden język obcy. Zwłaszcza finansowo jest to bardzo korzystne.

    Odpowiedz

Zostaw komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *