Zorganizowanie konferencji, czy spotkania służbowego wymaga wcześniejszego przygotowania i dobrej organizacji, która jest gwarancją powodzenia całego przedsięwzięcia. Czy Kraków posiada odpowiednie zaplecze lokalowe i infrastrukturę na zorganizowanie szkolenia, czy konferencji?

Generalnie niezależnie od miasta, w którym ma odbyć się spotkanie w pierwszej kolejności trzeba określić jego cel. Jeśli jest to zgrupowanie, które ma obejmować wyłącznie prelekcje i wystąpienia to wystarczy zarezerwować wyposażone w sprzęt multimedialny sale konferencyjne. Kraków w swoich zasobach ma wiele ofert tego typu. Jeśli zaś poza celami czysto edukacyjnymi w planach spotkania służbowego są dodatkowe formy rekreacji to trzeba wybrać odpowiednio przystosowane miejsce, odpowiadające naszym potrzebom i celom zebrania. Wybierając lokal koniecznie trzeba sprawdzić, czy posiada odpowiednie nagłośnienie, multimedialny rzutnik i bezprzewodowy internet, którego dziś każdy oczekuje od lokalu. Oczywistą kwestią jest sprawdzenie ilości miejsc, którymi dysponuje lokal. Ponadto warto zastanowić się nad rezerwacją sali konferencyjnej w hotelu, jeśli planujemy zapewnić gościom z zagranicy, czy innych miast noclegi w Krakowie.

Kolejnym krokiem w organizacji konferencji jest określenie jej przebiegu z dokładnym podaniem godzin i kolejnych punktów programu. Plan powinien zostać zapisany w zaproszeniu, które rozsyłamy do zaproszonych gości i uczestników, z prośbą o potwierdzenie udziału. W Krakowie bez problemu można znaleźć firmy zajmujące się opracowaniem projektu graficznego zaproszenia i jego wykonaniem. Forma rozsyłania zaproszeń zależy już od zwyczajów panujących w danym środowisku- czy będzie to przesyłka elektroniczna, fax, czy list przesłany pocztą tradycyjną. Ponadto trzeba przygotować materiał konferencyjne- zebrać je i zapakować, a następnie wybrać osoby odpowiedzialne za ich przekazanie uczestnikom. Na koniec pozostaje jeszcze kwestia cateringu i gastronomii, która w głównej mierze zależny od budżetu, którym dysponujemy. Po skończonej konferencji organizator powinien pozostawać do dyspozycji jej uczestników- w razie potrzeby zamówić transport, pomóc zarezerwować tani nocleg w Krakowie, czy odpowiadać na inne pytania i prośby.

Dobra organizacja, zaangażowanie organizatorów oraz ciekawy program to trzon udanej konferencji.